Минфин России завершил работу над масштабными поправками в Перечни обязательных к применению унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухучета и Методические указания по их применению, утвержденные Приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Необходимость таких изменений обусловлена проводимой централизацией бюджетного учета и переходом к электронному документообороту.
Сейчас документ находится на регистрации в Минюсте России. Это значит, что совсем скоро нам предстоят серьезные перемены как в порядке оформления первичных документов и регистров, так и в организации документооборота. Возможно, после регистрации какие-то положения Приказа № 103 будут скорректированы, однако это не мешает нам ознакомиться с основными блоками изменений, утвержденных Минфином России.
Электронные документы и регистры
Важным новшеством является введение новых форм электронных учетных документов:
| Код формы | Наименование формы | Для каких целей применяется, комментарии |
|---|---|---|
| 0504512 | Решение о командировании на территории РФ | Для направления работника / подотчетного лица в служебную командировку на территории РФ и расчета размера командировочных расходов |
| 0504513 | Изменение Решения о командировании на территории РФ | Для изменения Решения о командировании (ф. 0504512) или изменения расчета размера командировочных расходов по ранее утвержденному Решению (ф. 0504512) или для отмены командировки |
| 0504515 | Решение о командировании на территорию иностранного государства | Для направления работника/ подотчетного лица в служебную командировку за пределы РФ и расчета размера командировочных расходов |
| 0504516 | Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства | Для оформления изменения соответствующего Решения (ф. 0504515) |
| 0504517 | Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей | Для формирования расчета суммы компенсации работникам –»северянам» проезда в отпуск и обратно. Заполняется работником/ подотчетным лицом, которому по закону положено возмещение указанных расходов |
| 0504518 | Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема | Электронная заявка-обоснование оформляется в случае приобретения через подотчетное лицо товаров, работ, услуг малого объема для собственных хозяйственных нужд учреждения. Заполняет форму указанный подотчетный сотрудник. |
| 0504520 | Отчет о расходах подотчетного лица | Применяется для учета расчетов с подотчетными лицами на основании шести вышеупомянутых электронных документов (ф.ф. 0504512, 0504513, 0504515, 0504516, 0504517, 0504518) |
Обратим внимание, что эти унифицированные формы абсолютно новые, но их назначение, по сути, не ново: например, решения о командировании просто заменят собой кадровые приказы и согласования, которые сейчас составляются на бумаге при направлении сотрудников в командировки, а обоснование закупок малого объема учреждения и раньше формировали, только делали это в порядке, определенном учетной политикой. Обратите внимание: теперь положения, касающиеся формирования таких обоснований из учетной политики нужно убрать.
Что касается Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), то он не отменяет формирования Авансового отчета (ф. 0504505). Просто для применения будет две формы отчета по подотчетным суммам:
- Авансовый отчет (ф. 0504505) – оформляется только на бумаге;
- Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) – только в электронном виде.
И еще один важный момент: в новых первичных документах многие разделы подписываются сотрудниками, составляющими этот документ, простой ЭЦП; квалифицированной ЭЦП заверять документ будет, в частности, руководитель учреждения. Учитывая, что изготовление квалифицированной подписи значительно более длительное и сложное, новый подход в к оформлению «первички» должен значительно упростить работу.
Помимо новых первичных документов, в электронном виде предстоит формировать и два новых регистра бухгалтерского учета:
| Код формы | Наименование формы | Назначение формы |
|---|---|---|
| 0504093 | Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров | В журнале будут регистрироваться приходные и расходные кассовые ордера, сформированные в электронном виде с использованием электронного документооборота |
| 0504094 | Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами | Здесь будут отражаться командировочные, компенсационные, иные выплаты и доходы в натуральной форме, которые облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Основанием для отражения таких доходов будут:
|
Теперь ответим на несколько острых вопросов, связанных с началом применения новой электронной «первички» и регистров:
- Для кого применение этих электронных документов станет обязательным и когда?В обязательном порядке работать с новыми электронными документами станут учреждения и органы, передавшие полномочия по ведению бюджетного или бухгалтерского учета на основании соответствующего решения Правительства РФ, органа власти субъекта РФ, местной администрации, то есть в случаях, определенных Бюджетным кодексом. Напомним, что на федеральном уровне уже реализуется модель централизации бухгалтерской функции в Федеральном казначействе. В ряде регионов также приняты решения о создании единых центов бюджетного учета. Такие учреждения и, соответственно, их центры учета должны начать применять новые формы электронных документов не позднее 1 января 2021 года. Более ранняя дата начала работы возможна при наличии организационно-технической возможности.Подробнее о передаче указанных полномочий смотрите здесь.
- Как и когда применять новые электронные документы будут остальные учреждения?Для учреждений, не относящихся к вышеуказанной категории, то есть тех, кто:
- передали полномочия по ведению бюджетного/ бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии на добровольной основе по договору;
- ведут учет самостоятельно
жестких сроков начала применения новых документов не установлено. Определить для себя необходимость использования в работе этих форм и дату перехода на их применение такие учреждения могут в своей учетной политике, а централизованные бухгалтерии – в Единой учетной политике.
- Можно ли новые формы использовать при отсутствии электронного документооборота (на бумаге)?Конечно, можно. В этом случае в учетной политике так же нужно прописать порядок оформления таких документов, условия их участия в «бумажном» документообороте и установить дату начала применения.
Новые Журналы операций – для всех учреждений
Расширено количество подлежащих формированию Журналов операций (ф. 0504071). Напомним, сейчас все осуществляемые учреждением финансово-хозяйственные операции подлежат отражению в восьми указанных регистрах. После вступления изменений в силу для обособления операций межотчетного периода и исправления ошибок прошлых лет будут применяться отдельные журналы операций:
| Код формы | Наименование формы |
|---|---|
| 0504071 | Журнал по исправлению ошибок прошлых лет |
| 0504071 | Журнал операций межотчетного периода |
Изменения в действующих документах – для всех учреждений
Целый ряд правок вносится и в некоторые формы первичных учетных документов и правила их применения. Многие изменения носят «технический» характер, но есть и более существенные, и касаются они всех учреждений и ЦБ:
| Код формы | Наименование формы | Было | Стало |
|---|---|---|---|
| Первичные учетные документы | |||
| 0504204 | Требование-накладная | Документ применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или МОЛ, а также для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств | Форма больше не применяется для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств. Для этих целей теперь оформляется Приходный ордер (ф. 0504207) |
| 0504805 | Извещение | Использовалось при оформлении расчетов по операциям приемки-передачи имущества, активов и обязательств | Теперь форма имеет два назначения:
Пример: как основание для проводки Дт 401 40 – Кт 401 10 при признании доходов текущего года по субсидиям от учредителя |
| 0504833 | Бухгалтерская справка | Применялась при оформлении операций, для которых не предусмотрено унифицированных первичных документов | Теперь также имеет два назначения:
|
